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Descripción del proceso de concesión de créditos


Consideraciones básicas sobre la política de crédito de la empresa y rendimientos

Consideraciones generales sobre el proceso de concesión de creditos

Valor crediticio del solicitante

Desarrollo de la idea sobre la calidad del crédito

Investigación del solicitante del crédito

Análisis del valor del crédito del solicitante

Aceptación o rechazo de solicitud de créditos

Estados financieros

Informe de agencia

Informes bancarios

Intercambio de información

Otras fuentes de información o experiencia de la propia empresa

Valor crediticio del solicitante

Las “cuatro ces” del crédito. capital, capacidad, carácter y condiciones

Decisión sobre la solicitud de credito

Principales indicadores financieros aplicables a la solicitud de crédito

Razón de circulante

Prueba del ácido o razón de solvencia inmediata

Rotación de cuentas por cobrar y periodo medio de cobros

Período promedio de cobranza

Rotación de inventarios

Margen de utilidad neta operativa

Rendimiento sobre la inversión

Tasa de rendimiento sobre la inversión (TRI)

Cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar, conceptos preliminares

El concepto “cuentas por cobrar” (punto de vista contable, punto de vista administrativo, punto de vista financiero, punto de vista económico)

Otras modalidades de cuentas por cobrar

Aspectos principales a controlar en la administración del crédito

Administración de cuentas por cobrar

Control sobre la concesión de crédito

Registro de la información de crédito. Importancia de un software de créditos y cobranzas

Periodo de cobranzas o plazo

Porcentaje de pedidos o solicitudes de crédito rechazados en relación con las ventas a crédito

Análisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar y determinación de período medio de cobranza

Tabla cuentas por cobrar. Clasificación por antigüedad, monto y porcentaje

Control sobre las actividades de créditos y cobranzas

Monto o nivel de la inversión en cuentas por cobrar

Condiciones de crédito concedidos a los clientes

Las políticas y prácticas de la empresa para determinar que clientes merecen la concesión de crédito

Las prácticas de pago de los deudores. descuento por pronto pago


Los conceptos esbozados a continuación constituyen un conjunto de ideas y criterios básicos que, normalmente, pueden ser utilizados por cualquier empresa para la formulación de sus políticas de concesión de crédito y que servirá de patrón para el control del tamaño o nivel de la inversión en cuentas por cobrar.

Consideraciones básicas sobre la política de crédito de la empresa y rendimientos sobre la inversión (volver)

La administración del crédito y las cobranzas se encuentra entre las actividades más difíciles de realizar. Esta actividad está incluida entre las muchas que desempeña una empresa que produce artículos para la venta, o que compre dichos artículos para luego revenderlos. Cualquiera que sea la modalidad de las operaciones, se espera obtener un margen de utilidad razonable con relación a sus costos y gastos. Las políticas y procedimientos utilizados para la concesión de los créditos, recaudación del dinero que produzcan los cobros de los créditos, los instrumentos que utilice la firma para ejercer un control efectivo sobre los créditos y las cobranzas, y la aversión al riesgo de los empresarios, entre otras, van a ser las variables que los empresarios con agudeza de visión financiera tendrán que considerar a fin de orientar efectiva y eficientemente la gerencia de crédito y cobranzas. Así, se pretende lograr los objetivos propuestos para la empresa donde el volumen de sus ventas y el nivel de sus utilidades netas periódicas dependen de las ventas a crédito.

Los lineamientos de este trabajo obedecen precisamente a la consideración de las variables antes mencionadas. En consecuencia, su tratamiento implica la aplicación práctica en la vida de las empresas para el manejo de sus CUENTAS POR COBRAR.

CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL PROCESO DE CONCESIÓN DE CREDITOS (volver)

Considerando que la inversión en cuentas por cobrar se hace en términos de riesgo, en el proceso de concesión de créditos existen cuatro pasos básicos:


1. Desarrollo de la idea sobre la calidad del crédito.
2. Investigación del solicitante del crédito.
3. Análisis del valor del crédito del solicitante.
4. Aceptación o rechazo de solicitud de créditos.

1. Desarrollo de la idea sobre la calidad del crédito: (volver)

Se refiere a la calidad del crédito que el solicitante tiene y que la empresa tiene deseos de aceptar, tomando en cuenta un punto límite en términos de riesgo. En este paso se determina el grado de riesgo que la empresa está dispuesta a aceptar. De la manera en que existen clientes de los cuales se puede estar seguro de que pagarán sus cuentas, también hay clientes que tienen menos posibilidades de pagarles. Todo va a depender en esta etapa del beneficio incremental que se obtenga en la concesión de crédito cuando se compare la utilidad que se espera de la concesión de créditos adicionales, con la que se dejaría de obtener si no se efectuase la venta a crédito que aumentase el ingreso neto anual. Si observamos el ejemplo de una empresa que aumenta sus ventas a crédito en $10.000, los costos incrementados por esta venta de un 65%, gastos por cobranzas adicionales de un 6% (se excluyen gastos fijos puesto que estos disminuyen con el mayor volumen de ventas ya que se van diluyendo a medida que éstas aumentan, se ha calculado que vender a ciertos clientes representa un riesgo de un 7%. Se podría establecer que el incremento en el ingreso neto anual esperado, ocasionado por la venta de $10.000 a crédito se determinaría de la siguiente manera:

Ventas adicionales al grupo de

Clientes con 30% de riesgo

Menos: Cuentas no cobrables (7%)

Ingreso de ventas incrementado

 

Costos de ventas incrementado

(65% de las ventas)

Gastos de cobranzas adicionales

(6% de las ventas)

Total costos adicionales

 

Incremento esperado en el

Ingreso neto anual

 

 

 

 

 

 

$6.500

      600

 

$10.000

      3.000

$  7.000

 

 

 

 

 

 

 

 

       7.100

 

 

$     (100)

========



Si se acepta este grupo de clientes para efectuar la venta de $10.000 con riesgo del 7%, se aumenta el ingreso en $9.300 y los gastos en $7.100, o sea los costos adicionales serían un 71% de las ventas adicionales pero se obtendría sobre esas ventas incrementadas un aumento en el ingreso neto de un 22%. De tal manera que el grado de crédito va a depender del incremento en la utilidad que se espere obtener por el incremento de las ventas mediante la concesión de créditos. Supóngase ahora el mismo ejemplo pero con un riesgo de un 30%.


Ventas adicionales al grupo de

Clientes con 30% de riesgo

Menos: Cuentas no cobrables (7%)

Ingreso de ventas incrementado

 

Costos de ventas incrementado

(65% de las ventas)

Gastos de cobranzas adicionales

(6% de las ventas)

Total costos adicionales

 

Incremento esperado en el

Ingreso neto anual

 

 

 

 

 

 

$6.500

      600

 

$10.000

      3.000

$  7.000

 

 

 

 

 

 

 

 

       7.100

 

 

$     (100)

========


Puede observarse en este caso que con un riesgo del 30% se espera una pérdida de $100 por lo tanto en estos casos el grado de crédito debe ser disminuido, hasta que por lo menos se obtenga un equilibrio entre el porcentaje de utilidad esperado sobre la inversión incrementada en cuentas por cobrar y el que normalmente exige la empresa en sus inversiones. De acuerdo con lo anterior si una empresa desea determinar cuál es el grado máximo de riesgo que puede aumentar sus ventas a crédito, y si normalmente exige un margen neto de ganancia de un 25% entonces el máximo riesgo a aceptar en la concesión de créditos sería (supóngase el ejemplo anterior):

Aumento en las ventas =$10.000
Aumento del Ingreso neto anual = 25% de $10.000
Aumento en el costo de venta = 65% de 10.000 = 6.500
Gasto de cobranza adicional = 6% de 10.000 = 600

Entonces el riesgo máximo por cuentas no cobrables sería: Aumento en las ventas – (cuentas no cobrables + gastos adicionales) = aumento del ingreso neto anual

2.500 = 10.000 – (cuentas no cobrables + 6.500 + 6.000)
Cuentas no cobrables = 10.000 – 7.100 – 2.500
Cuentas no cobrables = 400 Maximo de riesgo

Lo que significa que el máximo de riesgo que debe asumir la empresa por concepto de la venta de $10.000 para que se obtenga una ganancia de un 25% sobre las nuevas ventas debe ser de un 4%.
Las consideraciones anteriores revelan que las condiciones riesgosas en las cuales se efectúan ventas adicionales implican además aumentos de los costos y s estos costos exceden el beneficio que reportan entonces se debe dejar de efectuar la venta a crédito.

2. Investigación del solicitante de crédito (volver)

La decisión de conceder crédito lógicamente va a estar basada en la información que se obtenga del cliente para tales efectos. A pesar de la existencia de muchas fuentes de información crediticia, es obvio que se incurra en gastos para obtenerla. En algunos casos, en particular para pequeñas cuentas, es posible que el costo de obtener la información sea superior a la rentabilidad potencial de la cuenta; entonces la firma tendrá que conformarse con una información muy limitada para fundamentar sus decisiones en la concesión de créditos. Otro aspecto, además del costo que la firma debe tomar en consideración, es el tiempo que requiere investigar al solicitante de crédito. No debe mantenerse en perspectiva a un cliente por un tiempo muy prolongado, en espera de que se termine una compleja investigación de sus antecedentes por lo que la cantidad de información de que se disponga debe ser adecuada al tiempo que se dedique a investigar al cliente y al gasto en que se debe incurrir en la obtención de información. Consecuentemente, los aspectos costo de la investigación y tiempo de duración de la misma van a ser los factores que el analista de créditos deberá considerar y podrá utilizar los siguientes medios de información.

a. Estados Financieros.
b. Informe de Agencia.
c. Informes Bancarios.
d. Intercambio de Información.
e. Otras fuentes de información o experiencia de la propia empresa.


a. Estados Financieros: (volver)

Constituyen una de las principales fuentes de información para la evaluación de solicitantes de créditos; tanto el balance general como el estado de pérdidas y ganancias aportan datos financieros sumamente importantes sobre el solicitante. Así, el balance general permite determinar la capacidad de pagos del cliente haciendo un análisis de su posición financiera a corto plazo. El estado de pérdidas y ganancias mostrará el potencial de la empresa solicitante para generar ingresos capaces de respaldar sus deudas. Estos estados financieros deben ser suministrados por los mismos clientes y será más confiable la información que contengan si han sido auditados por firmas reconocidas de contadores públicos. De las conclusiones que se obtengan del análisis de los estados financieros de los futuros clientes, dependerá la aceptación o el rechazo de su solicitud.

b. Informe de Agencia: (volver)

Puede obtenerse también información sobre los futuros clientes utilizando los servicios de una agencia especializada en investigaciones de solicitantes de crédito. Este tipo de agencia realiza el estudio correspondiente y transmiten la información a la empresa acreedora sobre el análisis de crédito:

1. Aproximadamente el patrimonio neto del solicitante de crédito.
2. Una apreciación del límite de crédito que puede concederse.
3. Si la información disponible es insuficiente para evaluar un determinado negocio.
4. Una breve historia de las empresas solicitantes de crédito y de sus principales socios y directivos.
5. Los resultados de una encuesta entre proveedores (otros acreedores) sobre su experiencia con el solicitante de crédito en cuanto al cumplimiento de sus obligaciones.

La calidad de la información que obtienen estas agencias investigadoras va a estar afectada por:

1. La cantidad de información que puede obtener la agencia investigadora del solicitante. Tal información debe ser representativa de su valor crediticio.
2. El grado de colaboración que el solicitante de crédito preste a la agencia, suministrando información que permita formarse una opinión respecto a las posibilidades de otorgamiento de crédito. Estos dos últimos aspectos son de gran significación y constituyen la base principal para que la agencia encargada pueda obtener los datos necesarios para evaluar al solicitante investigado.

c. Informes Bancarios: (volver)

A través de los Departamentos de Crédito de los Bancos también puede obtenerse información sobre el solicitante de crédito. los oficiales de crédito de estos departamentos practican verifican los antecedentes de los solicitantes de créditos para sus clientes para producir un informe que permita tomar una decisión de otorgar o no el crédito.

A través de las referencias bancarias es posible determinar:

1. Saldos promedios en cuentas corrientes y de ahorros.
2. Inversiones a corto y largo plazo en papeles comerciales bancarios.
3. Créditos a corto y/o largo plazo otorgados al solicitante y cumplimiento con los pagos.
4. Imagen del solicitante ante el banco (o los bancos) con el cual tenga relaciones. Los bancos de datos de las redes de información de las instituciones bancarias pueden suministrar información sobre este particular

Es habitual que los acreedores exijan a sus futuros deudores referencias bancarias y de la calidad de estas referencias puede depender la aceptación o rechazo de la solicitud de crédito.

d. Intercambio de información (volver)

Esta otra forma de investigar a los solicitantes de crédito consiste en el intercambio de información entre empresas que efectúan ventas a un mismo cliente. Este medio de obtener información permite determinar:

a. Tiempo durante el cual el solicitante ha sido cliente de la empresa que suministra la información.
b. Créditos máximos que le han sido otorgados al solicitante.
c. Crédito actual del solicitante.
d. Cumplimiento en los pagos.

La información que se obtenga de las empresas acreedoras del cliente solicitante proporciona una referencia bastante amplia al analista de crédito. Tal información contribuirá a formar las bases en que se apoyará la gerencia de crédito para la toma de una decisión respecto a la concesión de créditos.
e. Otras fuentes de información y experiencia de la empresa (volver)

Además de las fuentes anteriormente señaladas, para investigar a un solicitante de crédito pueden utilizarse también los servicios de los vendedores. Estos pueden informar sobre la localización y condiciones del negocio del cliente, sobre las condiciones de competencia locales, forma de organización del negocio, si es como persona natural, sociedad de personas, o como persona jurídica (sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, o cualquier otra variante de persona jurídica). Observando las marcas de las mercancías almacenadas en las estanterías de los futuros clientes que comercian al detal los vendedores pueden obtener los nombres de otros proveedores de los mismos. Se puede entonces investigar con los proveedores de las marcas observadas por los vendedores el tipo de experiencia de crédito mostrada por el solicitante sobre el cual se efectúa la averiguación.

No obstante, no se puede otorgar plena confianza a los informes que elaboren los vendedores sobre el valor crediticio de los solicitantes de crédito. Debe considerarse que la realización de la venta es el máximo objetivo de los vendedores que generalmente no son responsables de los cobros y están motivados por el estímulo que producen las comisiones que devengan por colocar dichas ventas.

También podría obtenerse información de las asociaciones de comercio, oficinas comerciales, bufetes de abogados y manuales de inversión y firmas especializadas en suministrar información sobre el valor crediticio de los clientes.
La utilización de estas fuentes de información se hace más necesaria en la medida que desee formar un juicio sobre el crédito que se puede conceder, entre los aspectos más importantes se consideran:
1. Beneficio esperado de la venta a crédito que se espera realizar, por lo cual se debe tener sumo cuidado en relacionar los costos incurridos en la investigación con el beneficio que se espera obtener de la venta a crédito.
2. El grado de certidumbre que se tendrá sobre el cumplimiento de pago por parte del cliente.
3. El sistema de control existente para las cuentas por cobrar y las recuperaciones de las mismas, tomando en consideración períodos de cobro, costo de las cobranzas y pérdidas en cuentas de cobros dudosos.

En lo que se refiere a negocios de ventas al detalle no se maneja ya el crédito comercial, o sea el crédito entre empresas, sino el crédito al consumidor. La labor de crédito en negocios de ventas al detalle consiste más que todo en préstamos directos a los consumidores, extendidos por instituciones financieras, como bancos comerciales y organizaciones financieras para préstamos personales, así como también créditos concedidos a individuos para adquirir artículos de consumo.

En este tipo de negocios, como las ventas a crédito son predominantemente de montos relativamente bajos, los costos de investigar a los solicitantes de crédito deben ser limitados puesto que debe tomarse en cuenta el beneficio que se obtendrá de la venta. Igualmente que en el caso del crédito comercial, tanto el costo de la investigación del solicitante, así como el tiempo que se tome realizar la investigación son aspectos que deben manejarse con sumo cuidado, puesto que como se dijo anteriormente el costo de la investigación debe ser racional con respecto a la utilidad que se espera de la venta y el tiempo que demore la investigación del cliente debe ser lo más corto posible para que éste pueda obtener una respuesta concreta y rápida respecto a la aceptación o rechazo de sus solicitud. La demora en la respuesta a un cliente puede ocasionar la pérdida de éste las con obvias consecuencias en el volumen de ventas.

Para las investigaciones de crédito al consumidor se puede recopilar información de la siguiente manera:

1. Obteniendo la información del mismo cliente solicitándole referencias bancarias, personales, de trabajo, de ingresos personales totales y/o familiares, y comerciales.
2. Investigación en el banco donde el cliente tiene su cuenta, para obtener una idea general de sus saldos promedios o si sus relaciones con la institución bancaria son satisfactorias.
3. Comprobando las costumbres de pago del cliente.
4. Mediante entrevistas personales con el cliente.


La forma de la solicitud de créditos puede requerir que el cliente proporcione información referente a su lugar de trabajo, número de años que ha estado empleado, cargo que ocupa y sueldo, cargas familiares, su residencia, si vive en casa propia, alquilada, hipotecada, o con familiares, si posee ingresos adicionales, otras obligaciones que tenga el cliente con diversos acreedores y monto de estas obligaciones. En lo que se refiere a la información concerniente al empleo, esta puede ser comprobada exigiéndole al solicitante la constancia de trabajo, debidamente autenticada por una autoridad competente de la empresa en que presta servicios, o más rápidamente, por teléfono puede verificarse la residencia y el empleo con una simple llamada. También puede obtenerse la información mediante entrevista directa con el solicitante, el investigador del crédito puede formarse un juicio al notar la manera de vestir del cliente, expresiones y reacciones ante la información que se le requiere. Las firmas de contadores públicos también pueden dar fe de los ingresos totales de los solicitantes y omitir opiniones sobre su situación financiera.

Las ventas a crédito al detalle no requieren una investigación tan exigente como el crédito comercial; sin embargo, de ninguna manera son menos riesgosas; además, exigen mucha atención sobre todo en el establecimiento de un buen control de cobranzas.

VALOR CREDITICIO DEL SOLICITANTE (volver)

Tomando como base la información obtenida en la investigación del futuro deudor se debe estimar la probabilidad de que este pague sus cuentas, así como determinar si esta o no dentro de los limites de aceptación.

Las “Cuatro Ces” del Crédito (volver)

En el crédito comercial, la decisión respecto al grado de riesgo de un solicitante de crédito, es básicamente un asunto de juicio. Esta decisión involucra que se tomen en cuenta cuatro criterios fundamentales, a los que comúnmente las conoce como las cuatro CES del crédito y están integradas por:

1. Capital. 2. Capacidad. 3. Carácter. 4. Condiciones.

1. Capital:

Comprende los recursos financieros mostrados por el solicitante del crédito en su balance general. Estos recursos financieros darán una idea de los activos de que dispone el cliente para respaldar sus obligaciones. Se realiza un análisis de su situación a corto plazo utilizando los diferentes índices de análisis de activo circulante como razón del circulante prueba del ácido o razón de solvencia inmediata, rotación de cuentas por cobrar, período medio de cobros y rotación de inventarios, en algunos casos, se puede estimar la antigüedad promedio de las cuentas por pagar del solicitante de crédito también comparando las cuentas por pagar con las compras, así como las cuentas por cobrar con las ventas, para relacionar capacidad de cobertura de pasivo a corto plazo.

2. Capacidad:

Se refiere a la experiencia de los funcionarios de la empresa solicitante de crédito y a la habilidad mostrada por ésta para funcionar con éxito, el grado de este éxito estará indicado por la trayectoria histórica de sus utilidades. Tanto la historia de las utilidades de la empresa solicitante como su potencial para producirlas pueden determinarse a través del análisis de los estados de ganancias y pérdidas de los últimos años. No obstante, el estudio de la capacidad de la empresa a través del estado de pérdidas y ganancias debe ser realizado en relación con los aspectos referentes al capital, tomando en cuenta el análisis del activo a corto plazo.

3. Carácter:

Considera los aspectos concernientes a la personalidad del solicitante. Así, toma en cuenta la honradez y la sinceridad de los propietarios y la forma de dirección de la empresa solicitante de crédito. La personalidad constituye la principal consideración para determinar los riesgos de crédito, lo cual involucra: responsabilidad normal y absoluta, honradez e integridad. En conclusión, determinar la personalidad es una difícil, si no imposible, tarea. La personalidad implica apariencia, y esta puede ser engañosa. Una presunción razonable de la personalidad basada totalmente en la apariencia, es lo mejor que un gerente de crédito puede esperar hacer. En consecuencia, debe usar todo recurso a su disposición para asegurarse de que cada candidato para crédito, tiene las cualidades de honorabilidad e integridad que le harán siempre bien dispuesto y determinado a pagar sus deudas, el crédito es inconcebible sin la confianza”. La evaluación de la personalidad debe ser uno de los criterios fundamentales que deben considerarse en las decisiones sobre crédito, un reflejo engañoso de la personalidad puede conducir al reflejo de una situación falsamente atractiva y consecuentemente inducirá a decisiones erróneas. Este reflejo de la personalidad es también importante al considerarse el costo y el tiempo que limitan la extensión y escrupulosidad hasta donde pueda ser realizada la investigación.

4. Condiciones:

Este criterio se refiere a la posibilidad de establecer limitaciones o restricciones especiales para la concesión de crédito a cuentas a que no inspiran confianza. También se usa el término condiciones para expresar la situación favorable, desfavorable tanto actual como futura en que se encuentra la empresa solicitante de crédito, en vez de la imposición de restricciones. Cuando se predicen condiciones favorables, frecuentemente, llevan a una expansión imprudente del crédito. En tanto que las condiciones desfavorables ocasionarían un hecho contrario. Un gerente de crédito debe estar en conocimiento de que las condiciones favorables están basadas en una fecha adecuada y en una correcta interpretación de la información disponible.

De cualquiera de las dos maneras que se enfoque este criterio, puede interpretarse como un factor importante en el proceso de concesión de crédito puesto que de una u otra forma lo utilizará el encargado del análisis de crédito, bien para establecer restricciones al crédito en cuentas que son dudosas o bien para formularse un juicio de las condiciones actuales o futuras del solicitante de crédito.

Los criterios anteriormente citados pueden también ser aplicados, tanto al crédito comercial como al crédito a consumidores. Los solicitantes de crédito personal pueden ser juzgados basándose en los criterios de capital ( propiedades personales), capacidad ( potencial de ingresos personales, sueldos mensuales, etc. ), carácter ( personalidad, honradez, integridad) y condiciones ( limitaciones al crédito según su situación actual y tendencia prosperar).

DECISION SOBRE LA SOLICITUD DE CREDITO (volver)

Una vez que se haya obtenido la información sobre el futuro deudor, ésta debe ser analizada y para llegar a conclusiones de si aceptar o no una solicitud de crédito. El análisis puede hacerlo sobre una base cuantitativa utilizando indicadores financieros; tales como, índices de liquidez, rotación, patrimonio de la firma solicitante del crédito, determinando así la capacidad del cliente para atender sus obligaciones. Pese a lo que puedan resolver las técnicas señaladas, la decisión final es básicamente cuestión de juicio personal del analista de crédito quien se encarga de evaluar la información disponible
Siempre resulta difícil para los funcionarios de crédito descubrir, en lo que se refiere a cuentas nuevas y las que ya estén en los libros, las cuentas que revisten un alto riesgo.

El problema fundamental en la evolución de crédito consiste en determinar:

a. Las cuentas que son de reconocido alto riesgo a las cuales se les otorgará crédito.
b. Monto del crédito.
c. Condiciones del crédito: período de pago, número de pagos y tasa de interés.

La persona responsable del otorgamiento del crédito, al tomar la decisión al respecto, estará consciente del grado de riesgo, cuanto es el monto del crédito que se pueda conceder y establecerá las condiciones en que se aceptará su solicitud de crédito. Por tanto, cualquier pérdida que hubiese siempre y cuando éste comprendido entre los niveles de riesgo estimados se pudiera considerar un hecho completamente normal. Por consiguiente, en el cálculo de la utilidad marginal que resulte de la venta adicional debe estar contemplada la estimación de cualquier pérdida de acuerdo al riesgo estimado.

PRINCIPALES INDICADORES FINANCIEROS APLICABLES A LA SOLICITUD DE CRÉDITO (volver)

La capacidad y capital de un solicitante de crédito pueden ser elevados utilizando índices financieros como:

1. Razón de circulante.
2. Prueba del ácido o razón de solvencia inmediata.
3. Rotación de cuentas por cobrar y periodo medio de cobros.
4. Periodo medio de pago antigüedad de las cuentas por pagar.
5. Período promedio de cobranza.
6. Rotación de inventarios.
7. Margen de utilidad neta operativa


1. Razón de circulante (volver)

Este índice financiero indica la capacidad que tiene la empresa para cubrir obligaciones a corto plazo. Se obtiene dividiendo el total del activo circulante del negocio, entre el total del pasivo circulante.

Así pues, la razón de circulante se calcula de la siguiente manera:

Razon de circulante = Activo circulante / Pasivo Circulante

Así pues una empresa que tenga activos circulantes por $300.000 y pasivos circulantes por $100.000 su razón de circulante será:

300.000 / 100.000 = 3:1

Lo cual significa que por cada $1 de deuda a corto plazo que tiene la empresa cuenta con $3 en activos circulantes para respaldar sus deudas a corto plazo.

2. Prueba del ácido o razón de solvencia inmediata (RSI) (volver)

Se determina esta razón de una manera similar a la anterior pero excluye los inventarios del activo circulante. Entonces la formula sería:

RSI = (Activo circulante - Inventario de mercancías) / Pasivo circulante

Así si una empresa tiene $300.000 en activos circulantes, el inventario de mercancía es de $120.000, y su pasivo circulante es de $100.000, su razón de solvencia inmediata (RSI)sería:

RSI = (300.000 - 120.000) / 100.000 = 1.80:1

Lo cual significa que por cada $1 de deuda a corto plazo que tiene la empresa cuenta con $1.80 en activos disponibles y exigibles para respaldar sus obligaciones corrientes.

3. Rotación de cuentas por cobrar y periodo promedio de cobranza

Estos indicadores son utilizados alternativamente para medir la liquidez de las cuentas por cobrar.

4. Rotación de las cuentas por cobrar (volver)

La rotación de cuentas por cobrar se calcula dividiendo el total de ventas netas entre el saldo a fin de año de las cuentas por cobrar entonces:

Rotación de cuentas por cobrar = Ventas / Cuentas por cobrar

Si la empresa tiene al final de año cuentas por cobrar por $250.000, y las ventas fueron $1.500.000, la rotación sería:

1.500.000/250.000 = 6 veces

5. Período promedio de cobranza (volver)

Si dividimos los 12 meses del año entre las veces que rotan las cuentas por cobrar, se obtendría el tiempo promedio en que la empresa cobra sus cuentas

Así:

12 meses/ 6 = 2 meses

Lo significa que el periodo medio de cobro de los $250.000 en cuentas por cobrar es de 2 meses. Utilizando la fórmula directa del periodo medio de cobranza puede obtenerse un resultado similar:

Entonces según el ejemplo anterior, aplicando la fórmula:

Período medio de cobro = ($250.000 x 360 días) / $1.500.000 = 60 días

Como 60 días es igual a 2 meses, se obtiene un resultado análogo al obtenido con el cálculo de la rotación.

Período medio de pago

Se utiliza un procedimiento similar al anterior pero correlacionado las cuentas por pagar con las compras. Así:

Período medio de pago = (Cuentas por pagar x 360 días) / Compras

Si la empresa tiene cuentas por pagar a fin de año por $60.000, y sus compras fueron de $900.000 entonces su período medio de pago será de:

Período medio de pago = ($60.000 x 360 días) / $900.000

Lo que significa que la empresa sobre un saldo de $60.000 de acuerdo al nivel de compras efectúa sus pagos en lapsos promedios de tiempo de 24 días.

6. Rotación de inventarios (volver)

Este indicador puede reflejar la rapidez del flujo de fondos que circula por las alzas o bajas del nivel de inventarios. Esta relación proporciona una idea si los inventarios son eficientes o excesivos en relación con el volumen de ventas. Puede calcularse el índice de rotación de inventarios dividiendo el costo de ventas entre el promedio de ventas entre el promedio de inventarios del año, este promedio a su vez se obtiene sumando el inventario inicial del año más el inventario final y dividiéndolo entre dos entonces:

Rotación de inventario = Costo de ventas / ( (Inventario inicial + Inventario final) / 2 )

Por ejemplo: si una empresa, durante un determinado período, su costo de ventas fue de $1.300.000, su inventario inicial fue de $140.000 y su inventario a fin de año fue de $150.000. Su rotación sería:

Rotación de inventario = $1.300.000 / ( $(140.000 + 150.000) / 2 )

Lo que significa que el inventario se ha vendido 8.97 veces durante el el período corriente de operaciones.

7. Margen de utilidad neta operativa (volver)

Este margen indica el beneficio de la empresa en relación con el valor de sus ventas. Este margen de utilidad indica la eficiencia relativa de la empresa después de tomar en cuenta todos sus gastos impuestos e intereses. Excluye las perdidas no operativas.

Margen de utilidad neta = Utilidad neta en operaciones / Ventas x 100

También puede utilizarse la utilidad neta del año, o la utilidad bruta, según lo que se quiera analizar con este índice.

Así, si una empresa realizó ventas por $400.000.000 y su utilidad neta en operaciones fue de $16.000.000, entonces su margen de utilidad neta operacional sería:

Margen de utilidad neta = $(16.000.000 / 400.000.000) x 100 = 4%

Nota: Los índices anteriormente descritos pueden obtenerse de los estados financieros que presenten los solicitantes de crédito. No obstante, es necesario que estos sean comparados con otros de años anteriores y/o con otras empresas del mismo ramo. Por esta razón, deben solicitarse los estados financieros de varios de los últimos años, para así poder llegar a conclusiones más precisas observando la tendencia de la empresa a través de estas herramientas de análisis y también en relación con empresas del mismo ramo.

RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION
TASA DE RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSIÓN (TRI)
(volver)

El principal objetivo de la administración de cuentas por cobrar, salvo que las finanzas del negocio se encuentran altamente limitadas, es hacer que el rendimiento sobre la inversión sea elevado a su máximo nivel. Este rendimiento permite lograr un equilibrio, que en las circunstancias propias de una empresa, resulta en una combinación de índices de rotación y porcentajes de utilidades. En la medida en que se otorguen créditos, se están comprometiendo fondos y al mismo tiempo la capacidad del negocio para pagar sus obligaciones; no obstante, se facilitan las ventas de los productos mejorando las utilidades. Por lo tanto, el equilibro debe existir básicamente entre el beneficio obtenido de la concesión del crédito (rendimiento) y la capacidad de obtener los fondos suficientes para pagar las deudas (liquidez) de tal manera que ese beneficio sea un indicador del nivel a que se eleva el rendimiento sobre la inversión. Así por ejemplo una empresa que ha realizado durante el año 2009 un total de ventas por $1.700.000 de los cuales $1.190.000 fueron a crédito y $510.000 al contado, y si obtuvo una utilidad neta después de impuestos por $1.200.000 y si el capital de dicha empresa es de $12.000.000, su tasa de rendimiento sobre la inversión (TRI) se calcula mediante la siguiente fórmula: TRI = Utilidad Neta Después de Impuesto / Inversión de los dueños y Accionistas x 100

Entonces:

TRI = $240.000 / 1.200.000 x 100 = 20%

Esto significa que se ha obtenido un rendimiento de un 20%. Entonces el aporte al rendimiento sobre la inversión de las ventas a créditos (ARI) se calcula de la manera siguiente:

ARI = Ventas a crédito / Ventas totales x TRI

Entonces

TRI = $(1.190.000 / 1.700.000) x 0.20 x 100 = 14%

Esto significa que del rendimiento sobre la inversión de 20% un 14% ha sido aportado por las ventas a crédito partiendo del hecho de que en la misma proporción que participan las ventas a crédito en el total de ventas (70%), también participan en el rendimiento sobre la inversión (70% de 0.20).

Naturalmente, que aún no han sido incluidos el elemento riesgo ni los efectos de la inflación. Estos factores debe tomarse en consideración en la determinación de las posibles pérdidas por cuentas por cobrar no recuperables (el ejemplo anterior se basaba en el supuesto de que todas las cuentas por cobrar son recuperables), este elemento va a ser factor determinante en la política de concesión de créditos influyendo por lo tanto en el tamaño de la inversión en cuentas por cobrar. Asimismo, la inflación causará que el dinero que se recupere de las cobranzas tenga menos valor con los aumentos del nivel de precios de los bienes y servicios de la economía nacional.

CUENTAS POR COBRAR. INTRODUCCIÓN (volver)

La administración del crédito y las cobranzas se encuentra entre las actividades más difíciles de realizar. Esta actividad está incluida entre las muchas que desempeña una empresa que produce artículos para la venta, o que compre dichos artículos para luego revenderlos. Cualquiera que sea la modalidad de las operaciones, se espera obtener un margen de utilidad razonable con relación a sus costos y gastos. Las políticas y procedimientos utilizados para la concesión de los créditos, recaudación del dinero que produzcan los cobros de los créditos, los instrumentos que utilice la firma para ejercer un control efectivo sobre los créditos y las cobranzas, y la aversión al riesgo de los empresarios, entre otras, van a ser las variables que los empresarios con agudeza de visión financiera tendrán que considerar a fin de orientar efectiva y eficientemente la gerencia de crédito y cobranzas. Así, se pretende lograr los objetivos propuestos para la empresa donde el volumen de sus ventas y el nivel de sus utilidades netas periódicas dependen de las ventas a crédito.

Los lineamientos de este trabajo obedecen precisamente a la consideración de las variables antes mencionadas. En consecuencia, su tratamiento implica la aplicación práctica en la vida de las empresas para el manejo de sus CUENTAS POR COBRAR. La contabilidad de cuentas por cobrar forma parte del sistema contable de una empresa. Su tratamiento cobra mayor importancia debido a que gran parte de las operaciones fluyen a través de las cuentas por cobrar, el monto del total de ventas a crédito y los cobros de cuentas pendientes. El rubro de cuentas por cobrar de una empresa comprende las deudas que contraen sus clientes cuando éstos le compran bienes y/o servicios. En consecuencia, estas operaciones originan trabajos de contabilidad, así como también gastos de administración. Por estas razones, para mantener un registro y control contable y administrativo eficiente sobre los créditos en circulación es recomendable la implantación de mecanismos de registro y control acordes con la tecnología más moderna. Sobre este tópico se hace referencia detallada a continuación.

CUENTAS POR COBRAR, CONCEPTOS PRELIMINARES (volver)

Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos más importantes de una empresa. Su misma naturaleza de representar las decisiones de concesión de crédito, la gran importancia que para la administración tiene su buen manejo y control en las decisiones financieras, como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generación de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de la empresa. Para todos los fines de la gerencia de crédito se deben considerar dos elementos básicos:

1. Obtención de la máxima ganancia en operaciones.
2. Cobrabilidad de las ventas a crédito, minimizando lo más que se pueda el riesgo de las cuentas por cobrar, a fin de protegerse contra posibles pérdidas.


EL CONCEPTO “CUENTAS POR COBRAR” (volver)

El concepto de “cuentas por cobrar” puede ser establecido desde los siguientes puntos de vista:

1. Desde el punto de vista contable

Las cuentas por cobrar son la parte del activo circulante originada por las ventas a crédito. Este concepto comprende las cuentas por cobrar originadas por operaciones comerciales; no obstante, existen cuentas por cobrar no procedentes de las operaciones corrientes de un negocio y comúnmente se le conoce como no comerciales, estas últimas son generadas por transacciones realizadas en las siguientes modalidades:

a. Entre la empresa y sus empleados o accionistas
b. Compañías afiliadas
c. Depósitos reembolsables
d. Reclamaciones por pérdidas a daños
e. Anticipos dados para compra de mercancías
f. Cobros al gobierno por devoluciones de impuestos


2. Desde el punto de vista administrativo:

Las cuentas por cobrar son el total de los créditos a corto plazo otorgados y aún no recuperados, y que representan un eficiente indicador de la gestión administrativa de un negocio, o en su departamento de crédito en materia de crédito y cobranzas al hacerse un análisis de ellas. Un negocio se ayuda mejor a sí mismo cuando sirve mejor a su clientela, cuando comercia no sólo en vender sus productos y servicios, sino también en satisfacer los deseos y las necesidades humanas. Ningún gerente de créditos puede servir bien a su negocio, a menos que actúe en forma igual con el público.
La necesidad de ambos créditos, el comercial y el del consumidor, está firmemente establecida en la sociedad. La satisfacción de estas necesidades constituye el reto profesional que debe enfrentar en la actualidad, el hombre dedicado a la gerencia de crédito.
El concepto administrativo de las cuentas por cobrar destaca una importante actividad dentro de la empresa que pone en relieve la necesidad de emprender estudios profundos y cuidadosos, tendientes a lograr la máxima efectividad del proceso de ventas a crédito. Asimismo, en la cobranza de los créditos otorgados en plazos normalmente establecidos por la política crediticia de la firma.

3. Desde el punto de vista financiero:

Desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar constituyen fondos comprometidos. Esto significa una ampliación de los mismos en forma directa del efectivo que debería percibirse de las ventas al crédito concedido para facilitar las ventas y mejorar los beneficios. Esto a su vez afecta el flujo de caja de una empresa, en vista de los efectos que tienen las políticas relativas de la concesión de créditos y a las políticas de cobranzas en la rapidez conque entren los fondos a la firma. Asimismo, también se afectarán los estados financieros presupuestados, tanto el estado de ganancias y pérdidas como el balance general debido a los efectos de las decisiones que se tomen respecto a las ventas a crédito y a las pérdidas por cuentas incobrables. Así, desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar, representan un instrumento realmente importante en la función financiera de una empresa. De una buena política de concesión de crédito y de un buen sistema de cobros, dependerá la contribución de las cuentas por cobrar a la provisión de fondos en las condiciones más ventajosas y a la maximización de las utilidades de la empresa.

4. Desde el punto de vista económico:

Las cuentas por cobrar (el crédito) representan un elemento con efectos decisivos en todos los tipos el cielo de negocios. Los negocios en sus actividades son entes dinámicos que pasan por una serie de etapas o períodos en los cuales períodos de prosperidad alternan con períodos de recesión. La confianza y voluntad para el otorgamiento de crédito, monto y plazo de pago van a depender en gran parte de la etapa en la cual se encuentre el negocio.
En consecuencia, cuando un negocio se recupera de un período de decadencia, invierte en activos fijos, los precios y las utilidades aumentan con el incremento de la demanda; al elevarse el valor de los bonos y las acciones, nuevos créditos se negocian fundamentados en ese aspecto. Se necesita la utilización de la totalidad del capital y mano de obra para satisfacer la demanda. En una época de depresión, en la cual la demanda se nivela o es inferior a la producción, los comerciantes quedan con niveles de inventarios elevados que no pueden vender; se trata de acelerar el cobro de las cuentas y documentos por cobrar, se venden bonos, acciones y activos fijos para pagar a los acreedores y aumentar la liquidez de la firma; la reducción de personal es característica de esta época.
En época de recesión, lo característico es que un gerente sea pesimista y reacio a conceder créditos. Así, la reducción en las ventas y en la actividad de los negocios, a lo cual a su vez se une la presión a los clientes para que cancelen sus deudas a la empresa; cuando se trata de créditos de plazos no vencidos, se les ofrecen a los clientes atractivos descuentos por pagar antes de la fecha de vencimiento de la deuda. Cuando la recesión alcanza su punto más bajo, los gerentes de crédito intentan estimular la recuperación de la empresa mediante el establecimiento de una política crediticia más liberal. En las primeras etapas de cambio en los negocios, si la confianza de los gerentes de crédito en la capacidad de pago de sus clientes en el futuro los hace demasiado flexibles en la concesión de los créditos, se da un impulso a la sobre expansión con el consiguiente peligro de inversión excesiva en cuentas por cobrar.
Lo anteriormente señalado respecto al enfoque económico del crédito resalta el papel que desempeña el crédito en las diversas etapas del ciclo de los negocios y la incidencia que tiene el ciclo de los negocios en los niveles de cuentas por cobrar, en la concesión y en la restricción del crédito.
Los conceptos de cuentas por cobrar, enfocados a través de cuatro puntos de vista diferentes dan una idea de las diferentes actividades en la vida de una empresa en las cuales las cuentas por cobrar desempeñan uno de los roles más importantes, tanto en el aspecto Contable, Administrativo y Financiero como el Económico.

OTRAS MODALIDADES DE CUENTAS POR COBRAR (volver)

En el presente trabajo se utiliza el nombre de cuentas por cobrar para designar todos los derechos a cobrar de una empresa a corto plazo, por lo tanto, letras de cambio, y otros documentos por cobrar que provengan de las operaciones normales del negocio y recuperación esté comprendida dentro del ciclo normal de operaciones del mismo quedan contenidos en este concepto.
Generalmente el término de cuentas por cobrar es utilizado para denominar los créditos concedidos en cuenta abierta y recuperables a corto plazo; es decir, a base de cargos y abonos en los cuales en muchos casos no se requiere la utilización de comprobantes en los cuales figura la firma del deudor como obligado a pagar. Así, se conceden plazos razonables y descuentos por pronto pago, aspectos que están formalizados en los documentos por cobrar antes mencionados.
Sin embargo, ese formalismo no impide que puedan ser estudiadas en conjunto bajo el rubro de cuentas por cobrar ya que los aspectos relacionados con Administración y control pueden usarse indistintamente, salvo en los casos de negociación de documentos por cobrar, en los cuales es necesario un tratamiento especial desde el punto de vista legal, contable y financiero: Es importante considerar las disposiciones legales que rigen los documentos negociables más usuales, como letras de cambio y pagarés.

ASPECTOS PRINCIPALES A CONTROLAR EN LA ADMINISTRACIÓN DEL CREDITO (volver)

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR (volver)

En administración de cuentas por cobrar, cuyo objetivo principal es elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, no es posible determinar si se logra la consecución de tal objetivo sin establecer un sistema de control. Tal sistema de control debe ser capaz de proporcionar resultados que revelen si el rendimiento se está obteniendo de acuerdo al requerido por la empresa en sus operaciones.

Si no se está logrando ese objetivo se debe determinar:

1. ¿Cuáles son las causas de las desviaciones?
2. ¿De quién es la responsabilidad?
3. ¿Qué consecuencias tienen las desviaciones causadas en los resultados?
4. ¿Qué medidas adoptar para corregir la diferencia y encaminar la actividad que se controla a su destino?

La administración de cuentas por cobrar debe ejercer control sobre los siguientes aspectos:

a. Concesión de créditos.
b. Período de cobranza o plazo
c. Cobro efectivo de las cuentas.
d. Monto o nivel de la inversión en cuentas por cobrar.

a. Control sobre la concesión de crédito (volver)

Para estudio el del proceso de concesión de crédito, desde la consideración de los objetivos de la administración de cuentas por cobrar hasta el establecimiento de criterios básicos para otorgar o rechazar créditos, se debe tomar en cuenta las siguientes bases para el control de las adquisiciones de cuentas por cobrar:

a.1 El riesgo máximo que la empresa está dispuesta a aceptar y el rendimiento que exige esta para sus operaciones.
a.2 Si los clientes seleccionados han sido los que realmente merecían la concesión del crédito de acuerdo con la investigación realizada por los solicitantes de crédito.
a.3 - Que criterios se tomaron en cuenta para juzgar el valor del crédito de los solicitantes.
a.4 Si se han aceptado solicitudes de crédito que debían ser rechazadas o si se han rechazado solicitudes que debían ser aceptadas.

b. Periodo de cobranzas o plazo (volver)

Las consecuencias de las políticas de crédito utilizadas se reflejan en la actividad de cobranza. Si las actividades y normas crediticias son flojas o liberales, la presión se refleja en el departamento de cobranzas para acelerar el flujo de fondos provenientes de las cuentas por cobrar. Mientras que si son muy restrictivas, inclusive para la concesión de crédito tal vez no se necesite un departamento de cobranzas. En consecuencia, si se deben usar medidas generales de financiamiento, es también necesario desarrollar medios para vigilar las actividades de quienes conceden crédito y de los encargados de los cobros de las cuentas.
Entre las medidas que pueden utilizarse para evaluar las diferencias de la actividad crediticia se encuentran:

1. Porcentaje de pedidos o solicitudes de créditos rechazados en relación con las ventas a crédito.
2. Análisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar y determinación del período medio de cobranza.

1. Porcentaje de pedidos o solicitudes de crédito rechazados en relación con las ventas a crédito (volver)

Si se rechaza una gran cantidad de pedidos podría ser debido a que los términos o condiciones son poco estrictos o si las normas son demasiado restrictivas. Posiblemente al establecer plazos de 60 días, trae como consecuencia que se atraigan tantos clientes inaceptables que la proporción de rechazos sería muy alta. Esta situación puede remediarse ofreciendo plazos menores, por ejemplo 30 días, para todos los clientes. En caso de los términos fuesen como los de la competencia, la falla podría estar en la norma que, en vista de que por estar limitada por ese aspecto, podría ser demasiado rígida.

2. Análisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar y determinación de período medio de cobranza (volver)

El análisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar, es uno de los dispositivos de control más útiles, proporciona una tabulación de las cuentas vencidas, clasificando los montos de las cuentas por cobrar de acuerdo al tiempo que tiene vencidas, clasificando los montos de las cuentas por cobrar de acuerdo al tiempo que tienen vendidas, generalmente se expresa en días. La tabla V.1, muestra un por ejemplo suponiendo que el plazo máximo concedido es de 30 días.

TABLA CUENTAS POR COBRAR. CLASIFICACION POR ANTIGÜEDAD, MONTO Y PORCENTAJE (Al 3 de Julio del 2009) ANTIGUEDAD MONTO DE LA CUENTA PORCENTAJE (volver)

ANTIGUEDAD

MONTO DE LA CUENTA

PORCENTAJE

Menos de 30 días

135.000

57.0

30 a 60 días

65.000

27.5

60 a 90 días

32.000

13.5

Más de 90 días

5.000

2.0

Total de cuentas por cobrar

237.000

100%



Los resultados obtenidos de la tabla constituyen un medio para comparar los períodos de cobro establecidos en las condiciones del crédito concedido con el tiempo que se toman los deudores para pagar sus cuentas. De tal manera que, de acuerdo con ello, la actividad de conceder créditos podría tomar medidas correctivas para regular las condiciones; en consecuencia la firma debe ser, en cierto grado, estricta en la concesión de créditos. La decisión en este respecto estará de acuerdo a la antigüedad de los vencimientos de la cuenta y la política de conceder más créditos.
Utilizando el período medio de cobro es posible determinar si los deudores se toman más del tiempo concedido para cancelar sus cuentas. Registro de la información de crédito. Importancia de un Software de Créditos y Cobranzas

Contiene los primeros contactos hechos con los clientes, a través de pedidos o solicitudes de crédito. Antes de que se efectúe la venta a crédito el acreedor debe investigar el caso. Este registro, precisamente, es para mantener la información sobre los clientes provenientes de las fuentes utilizadas como informes de agencias estados financieros, referencias comerciales y bancarias. El registro debe estar diseñado de manera que pueda ser capaz de almacenar futuras referencias, de manera que pueda hacer adiciones en la medida que se reciban nuevas informaciones. La información referente a crédito y cobranza debe estar dispuesta de tal manera, fácilmente la localización rápida de las cuentas vencidas, para hacer recordatorios a los deudores de los pagos vencidos pendientes y continuar la cobranza hasta que se reciba el pago. Debe llevarse también archivo de toda correspondencia enviada o recibida del cliente en el procedimiento de cobranza.
Si las operaciones realizadas en el trabajo de crédito son muy grandes, se puede realizar mediante procedimientos separados, de tal manera que estas operaciones puedan ser manejadas por funcionarios especializados. Las cuentas nuevas es usual que sean mantenidas por separado hasta determinado tiempo. Las cuentas vencidas se pueden clasificar por tipo y cada una de manera especial. Las necesidades del acreedor serán las que determinarán el sistema de registro y archivo más conveniente

CONTROL SOBRE LAS ACTIVIDADES DE CREDITOS Y COBRANZAS (volver)

El Sistema de Control debe ser capaz de indicar a la gerencia de crédito y a la gerencia de cobranza sobre la necesidad de:

Aumentar las ventas a crédito o disminuirla o adoptar una política más agresiva para acelerar los cobros

La observación de las actividades de cobranza podría ser una de las tareas más difíciles para la establecer un criterio sobre el establecimiento de la responsabilidad en el caso del incumplimiento de los clientes. En caso de pérdida, la evaluación que se hizo del crédito concedido pudo haber sido deficiente; así como también debido a fallas en el control de los cobros. Las técnicas utilizadas para controlar la concesión de créditos pueden utilizarse para los cobros, clasificación por vencimiento y período de cobranza; así como otras técnicas; tales como, como rotación de las cuentas por cobrar, cálculo de porcentaje de cobros en relación con las ventas a crédito.

A través de la clasificación por edad o antigüedad de las cuentas por cobrar pueden determinarse las cantidades dejadas de cobrar. Mediante el cálculo del período medio de cobranza los días de atraso en los cobros.
Puede utilizarse otro indicador para controlar los créditos y cobranzas como lo es la rotación de las cuentas por cobrar, lo cual puede calcularse de la siguiente manera: Rotación de las cuentas por cobrar = Ventas / Cuentas por cobrar

Así, utilizando los datos de la tabla V.1 y asumiendo un nivel de ventas de $1600.000 se tiene:

Rotación de las cuentas por cobrar = 1.600.000 / 237.000 = 6.75 veces

Al dividir los 360 días del año entre la rotación de las cuentas por cobrar es también posible obtener el período medio de cobros:

Así el período promedio de cobranza estaría dado por la fórmula:

PPC = 360 días / RCC

Así:

PPC = 360 días / 6.75 = 53 días

Con este procedimiento se obtendría el mismo resultado que con la aplicación de la formula general, ya explicada con anterioridad.

PPC = (Cuentas por cobrar x 360 días) / Ventas

Entonces:

PPC = ($237.000 x 365) / $1.600.000 = 53 días

Esto significa que:

360 días / ( Ventas / Cuentas por cobrar ) =
Cuentas por cobrar x 360 días / Ventas


Si se quiere expresar en términos de moneda los días de atraso en los pagos, se calcula el período medio de cobranza y luego se compara con el establecido por la empresa como norma para sus operaciones de ventas a crédito; finalmente, la diferencia obtenida se multiplica por el valor de la venta diaria promedio.

La venta diaria promedio puede calcularse dividiendo el total de ventas entre el número de días del año (360 días) se ha obtenido utilizando el año comercial de 360 días en vez de 365 un mes =30 días.

De tal manera que considerando el ejemplo anterior la venta diaria promedio sería

Venta diaria promedio = Ventas anuales / 360 días

Venta diaria promedio = $1.600.000 / 360 días = $4.444,44

Entonces la venta promedio diario es de $4.444,44. En el ejemplo se había determinado un período medio de cobranza de 53 días y según las normas de la empresa el plazo máximo que se concede es de 30 días por lo cual el atraso en las cobranzas sería de 23 días y si se multiplica este resultado por el promedio de ventas diarias se tendrá

23 días x 4.444,44 $/día = 102.222,12

Lo cual reflejaría el exceso en la inversión en cuentas por cobrar ocasionado por la lentitud en los cobros, o bien por una política de concesión de crédito no controlada, con la consiguiente falla en el presupuesto de efectivo por los fondos que se dejan de percibir al atraso de las cuentas. El departamento de crédito debe emprender una efectiva labor de supervisión de manera que pueda vigilar las cuentas para asegurarse de que las facturas se presenten a tiempo a los deudores tomando en cuenta las consecuencias de la lentitud de cobros.

MONTO O NIVEL DE LA INVERSIÓN EN CUENTAS POR COBRAR (volver)

El monto de la inversión en cuentas por cobrar está determinado por los siguientes factores:

1. Condiciones de crédito concedidos a los clientes que son considerados que lo merecen.
2. Las políticas y prácticas de la empresa para determinar que clientes han de recibir crédito.
3. Las prácticas de pago de los deudores.
4. La exigencia de las políticas y de las prácticas de cobro del acreedor.
5. El volumen de las ventas a crédito

1. Condiciones de crédito concedidos a los clientes (volver)

En la teoría, cada empresa goza de autonomía para establecer las condiciones de ventas que mejor convengan a sus objetivos y circunstancias. Una organización puede abstenerse de vender a crédito (pago contra entrega o contado) para evitar que sus fondos estén convertidos en cuentas por cobrar y evadir el riesgo de sufrir pérdidas por cuentas imposibles de cobrar. Asimismo, puede usar una política de concesión de crédito generosa como un instrumento agresivo para efectuar las ventas.

Es común que en la práctica, las condiciones de crédito que ofrece la competencia presionen a la empresa a ofrecer las suyas en una forma, al menos, tan generosas como las de sus competidores. Por lo tanto, es posible que en un ramo determinado de la industria todos los acreedores imponen las mismas condiciones para la venta a crédito de un determinado producto. Así, por ejemplo; los fabricantes de pinzas para el pelo podrían establecer para la venta del producto, condiciones 2/10, n/30, los fabricantes de alambre púas, pueden establecer 3/10, n/45, productores de café molido no conceden créditos por más de 15 días. No obstante una empresa, a menos que haya un acuerdo formal entre los comerciantes del ramo, puede establecer condiciones más favorables que los competidores.

2. Las políticas y prácticas de la empresa para determinar que clientes merecen la concesión de crédito (volver)

Las empresas otorgan crédito sólo a aquellos clientes que se consideran riesgos aceptables. En consecuencia, pueden aplicarse condiciones de pago al contado, o de plazo para el pago más corto, para aquellos clientes cuyo riesgo no se considera conveniente aceptar, o porque la información que se tiene es insuficiente para formarse un juicio al respecto. La política de la empresa para conceder créditos incide en el nivel o tamaño de la inversión en cuentas por cobrar. En tal sentido, esta inversión será mayor mientras más liberal sea la política adoptada. La aplicación de esta política producirá un efecto contrario en la medida que la empresa sea más restrictiva o exigente para realizar ventas a crédito.

3. Las prácticas de pago de los deudores. Descuento por Pronto Pago (volver)

Existen casos en los cuales las empresas ofrecen descuentos por pronto pago a clientes que cancelen sus facturas en un plazo previamente establecido y antes de la fecha de vencimiento. Así, por ejemplo; a clientes con estas características se les daría un 3% de descuento por pagar dentro de los primeros 15 días una factura que vence a los 30 días (3/15, n/30); En estos casos se presentan dos alternativas: aprovechar el descuento pagando antes del (o en el) decimoquinto día, o no tomar el descuento pagando a los 30 días. Como consecuencia, la alternativa escogida por el cliente afecta tanto el período medio de cobros como el tamaño de la inversión en cuentas por cobrar.

Si una empresa vende normalmente $1.600.000 al año en condiciones 2/10, n/30, suponiendo que los clientes no aprovechan el descuento y paguen a 30 días, entonces la inversión media en cuentas por cobrar (IMCC) sería:

IMCC = Ventas x días de plazo / 360 días

entonces

IMCC = ($1.600.000 x 30 días) / 360 días = $133.000,33

Así, $133.333,33 sería el monto promedio de la inversión en cuentas por cobrar si todos los clientes pagasen a 30 días. Este procedimiento también es válido para evaluar si el saldo de las cuentas por cobrar guarda consistencia con las políticas de plazos de la firma.
Si todos los clientes aprovechasen el descuento y acostumbran pagar sus cuentas antes de (o en el) décimo día la inversión promedio será:

IMCC = $1.600.000 x 10 días / 360 días = $44.444,44

Si se espera que del total de las ventas, $600.000 se recuperaría antes del (o en el) décimo día y $1.000.000 a 30 días entonces el nivel medio de la inversión sería:

IMCC = $1.600.000 x 10 días / 360 días = $44.444,44

Entonces, inversión media en cuentas por cobrar = $1.000.000

A través del ejemplo, puede observarse como las prácticas de pago de los clientes afectan el tamaño de la inversión en cuentas por cobrar. A pesar de que es difícil hacer una predicción sobre los cobros futuros, en relación a nivel de las cuentas por cobrar, la experiencia en cobranzas de la empresa puede proporcionar una buena base para emitir un juicio sobre los hábitos de pago de los clientes. Estas comprobaciones de período de cobro pueden hacerse comparando la inversión media que la firma debería mantener en cuentas por cobrar con el saldo actual de este rubro.

Asimismo, el tiempo promedio que utilizan los clientes para hacer sus pagos puede compararse con el plazo que normalmente concede la empresa para recibir la cancelación de las cuentas por cobrar. Debe tomarse en cuenta que, aún cuando se establecen condiciones estrictas de crédito, los clientes pueden abusar de ellas. Así, por ejemplo; existen clientes que habitualmente, y en forma intencional, se toman un tiempo adicional para pagar sus obligaciones comerciales; en tal caso, al vendedor no le queda otra salida que enviar un recordatorio al deudor y resignarse a que se rebasen sus condiciones de crédito antes que perder sus ingresos de venta que tendría de este cliente.

4. Las exigencias de las políticas y prácticas de cobro del vendedor

Este otro factor se refiere a la preocupación de los acreedores por el cobro de las cuentas ya vencidas y el grado de presión que puedan ejercer para obtener pagos puntuales. Si estas políticas y prácticas tienen un efecto en la práctica de pago de los clientes, también afectarán el tamaño de la inversión en cuentas por cobrar. Mientras menos agresivo sea el vendedor en sus cobros mayor será la inversión en cuentas por cobrar y más tiempo tardara en recuperar el importe de sus acreencias.

5. El volumen de las ventas crédito

Sí los demás factores mencionados anteriormente se mantienen constantes, es de esperar que cualquier aumento que haya en la inversión en cuentas por cobrar sea debido al aumento de la ventas a crédito. Si los deudores pagan puntualmente en el corto plazo estipulado, y la política de cobros es eficiente entonces el lapso de tiempo entre los cambios en el nivel de ventas y los cambios que se produzcan en la cuentas por cobrar es corto, si el nivel de las cuentas por cobrar estará acorde con las políticas de crédito y cobranzas fijadas por la empresa.
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Manual Operativo Software de Créditos y Cobranzas

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El CRÉDITO

CONCEPTO

El crédito deriva de la palabra creer, comercialmente signfica que el crédito es el compromiso de pago que adquiere una persona o una institución sobre la base de la opinión que se tiene de ellos en cuanto a que cumplirá puntualmente sus compromisos económicos.

Crédito significa: En el sentido de tener crédito, poseer las características o cualidades requeridas para que otros confíen en una persona o institución y le otorguen su confianza.

El crédito permite que la persona tome prestado el dinero de mañana para obtener algo hoy. Cuando la persona usa el crédito para comprar algo, en realidad está prometiendo que cancelará su deuda. La persona está usando hoy su ingreso del futuro

Transacción crediticia

La esencia de una transacción crediticia es la promesa de pago en una fecha a futuro. Tal promesa puede ser formal y escrita, como en las letras de cambio, cheques, hipotecas. El comercio y la industria funcionan sobre la base del crédito generalmente a corto plazo entre proveedores y compradores de insumos o productos terminados.

Formas de otorgamiento de créditos

Existen varias maneras de ofrecer crédito, tales como las tarjetas de crédito, los préstamos personales, los préstamos para automóvil o préstamos prendarios y las hipotecas. Los términos del pago de la deuda incluyen el pago de un interés. El interés sobre el crédito usualmente es identificado como una tasa de porcentaje anual o APR – (Annual Percentage Rate) La APR normalmente se encuentra con los términos del crédito en la solicitud para crédito, y toma en cuenta la cantidad de tiempo que le tomará saldar el préstamo. Esta tasa puede ser de sólo unos pocos puntos de porcentaje, o puede ser mucho más del 20%. Mientras más bajo sea el interés, menos le costará saldar la deuda al solicitante del crédito.

La tasa de porcentaje anual o APR y los pagos mensuales

Es importante entender la diferencia entre la APR y su pago mensual. Su pago mensual incluye:

1. Una porción de la cantidad original del préstamo, llamada suma principal o capital.
2. Una porción de la tasa de interés.

En otras palabras, aunque el pago mensual sea razonable, si la tasa de interés es alta, le será más costoso y le tomará más tiempo saldar la deuda al solicitante del préstamo. Muchos préstamos están diseñados de manera que primero se cancela el interés, y después se paga la suma principal o capital. Por lo tanto, cuando la tasa de interés es alta, el interés probablemente también será alto, y podría haber cargos adicionales. Esto significa que a la persona que solicita el crédito le tomará más tiempo, por lo que le costará más dinero el hecho de saldar la deuda. Hablar de crédito es tener en cuenta el riesgo desde el punto de vista crediticio, es decir, asumir en quien va a confiar la entidad financiera para prestar dinero o a quien se realizará la entrega de algún producto, creyendo en que el retorno es decir el pago del crédito sea el esperado por el acreedor.

EL RIESGO CREDITICIO

En términos muy simples existe riesgo en cualquier situación donde no se sabe con exactitud lo que ocurrirá en el futuro. En otros conceptos RIESGO es sinónimo de incertidumbre, es la dificultad de poder predecir lo que ocurrirá.

El riesgo crediticio esta asociado a la incertidumbre sobre los créditos aprobados a terceros y la recuperación de estos en los plazos definidos, tratando de evitar la morosidad de la cartera de cuentas por cobrar.

Principales factores que determinan el Riesgo en las empresas

Factores Internos, dependen directamente de la administración propia y capacidad de los ejecutivos de cada empresa
Factores externos, tales como la inflación, tipo de cambio, tasas de interés, todo aquello que afecte la capacidad e pago de los prestatarios

Riesgo Individual de un Crédito

Principios Básicos para evaluación de créditos

Siempre hay que tener presente dos aspectos para la evaluación de créditos:

1. Propósito del crédito: destino, adonde va a recaer el producto
2. Análisis del crédito: evaluar si el solicitante es sujeto de crédito

La evaluación de los créditos y su otorgamiento se fija siempre a través de un área o departamento de créditos y cobranzas el cual tendrá algunas funciones especificas dentro de la organización o empresa.

Objetivos y funciones del Departamento de Créditos

El objetivo principal del departamento de Crédito es minimizar el riesgo en las operaciones de créditos a fin de evitar que las cuentas por cobrar corran el riesgo de caer en morosidad alta.

El Departamento de Créditos se encarga de:

- Mantener niveles relativamente bajos de un riesgo crediticio, además que permitan tener una buena rentabilidad y permanencia del mismo.
- Es muy importante mantener al personal con capacitación constante sobre las tendencias de las economías en el país y tener constante capacitación en el tema de finanzas y decisiones financieras
- Crear sistemas estándares de evaluación de créditos
- Detectar aquellos créditos con riesgos superior a lo normal para hacerles seguimiento más minucioso
- Preparar un sin numero de análisis para futuros ejecutivos de cuentas
- Realizar estudios sectoriales
- Realizar estudios de segmento

ANÁLISIS DE CRÉDITO

El análisis de créditos se considera un arte ya que no hay esquemas rígidos y que por el contrario es dinámico y exige creatividad por parte del analista de crédito, sin embargo es importante dominar las diferentes técnicas de análisis de crédito, y complementarla con una buena experiencia y un buen criterio, así mismo es necesario contar con la información necesaria y suficiente que nos permita minimizar el numero de incógnitas para poder tomar la decisión correcta.

ASPECTOS CUANTITATIVO DEL ANÁLISIS DE CRÉDITOS

Disponibilidad de Información para evaluar un crédito

Cuando se analiza un crédito a una empresa, se deberá tener presente la calidad de información con la que se dispuso para ello, por eso es importante la primera entrevista.

Nunca será posible tener el 100% de la información que uno quisiera pero lo que no puede ser es que se omita información que son fáciles de obtener tales como:

- Información de clientes sobre el sector
- Información de proveedores
- Información de Bancos
- Base de datos internas
- Base de datos externas
- Centrales de riesgo
- Registro Públicos y Veraz
- Cámaras
- Otras fuentes de información

Aspectos Necesarios en la evaluación del crédito

- El análisis de crédito debe contemplar un análisis de los aspectos cualitativos (honorabilidad, administración, competencia) y cuantitativos (balances, estado de perdidas y ganancias, flujo de caja)
- El comportamiento de pago de un cliente con una institución es un elemento muy importante para la decisión de futuros créditos
- La decisión de crédito definitiva es prever si un cliente podrá pagar o no en determinadas condiciones.
- De preferencia se debe analizar balances de las tres ultimas gestiones
- Tipo de empresa solicitante del crédito (SRL, SA, Empresas familiares, etc.)
- Análisis del sector a donde pertenece la empresa solicitante

Análisis de las cuentas del Balance

- Cuentas comerciales por cobrar
- Inventario
- Activo Fijo
- Obligaciones Bancarias
- Obligaciones comerciales
- Razones o ratios financieros (análisis)

ASPECTOS CUALITATIVOS DEL ANÁLISIS DE CRÉDITO

Es importante dominar los aspectos cuantitativos, pero no es suficiente. El análisis de los aspectos o información cualitativa es uno de los aspectos más importantes y al mismo tiempo más difíciles de evaluar de una empresa. Su dificultad se debe a que son aspectos subjetivos, para lo cual se debe tener presente los siguientes aspectos:
- Análisis del negocio del solicitante (actividad y gestión de la empresa)
- Historia del solicitante (años en el negocio, evolución del negocio, tipo de sociedad)
- Historial crediticio del solicitante (Experiencia crediticia con terceros, proveedores, instituciones financieras)
- Análisis del sector al cual pertenece el solicitante

RIESGO DE SECTORES ECONÓMICOS

RIESGO EN EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO AL SECTOR MINERO

-Optimismo: los mineros por lo general son muy optimistas. A menudo creen que han descubierto una gran mina de oro, cuando ni siquiera han realizado la etapa de prospección.
-Tamaño del crédito: En general son muy poco probables los créditos chicos. Dado que las inversiones son muy cuantiosas, sus necesidades de recursos también lo son. Por consiguiente los riesgos son altos.
-Precios de los minerales: los precios de los productos mineros están expuestos a grandes fluctuaciones, superiores por lo general al precio de la industria. Ello se debe a que se fijan internacionalmente y dependen de muchas variables, que son imposibles de predecir.
-Producción: los riesgos de producción que existen son difíciles de evaluar, dado el gran conocimiento técnico que se requiere. Por ello es fundamental asesorarse con expertos en la materia.
-Riesgos varios: Dado que las condiciones de trabajo por lo general son duras, es normal la aparición de problemas laborales y huelgas, la experiencia muestra la falta de capital de los dueños. El sector minero en el ámbito crediticio presenta más riesgos que los otros sectores.

RIESGO EN EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO AL SECTOR CONSTRUCCIÓN

Riesgos comunes a todas las empresas constructoras

- Incapacidad técnica para llevar a cabo la obra, o demora en el tiempo mas allá de lo previsto para la terminación de esta.
- Aumento de costos debido al aumento de los salarios, alza de materiales, reajustes de precio y costos, huelgas, etc.
- Mal financiamiento ya sea en cantidad o calidad
- Uso inadecuado o desviación de fondos motivo del financiamiento hacia otras obras, hacia otras sociedades de los mismos dueños

Riesgos propios de constructoras de obras de terceros

- Insolvencia del mandante y por consiguiente el no pago total o parcial de lo construido. Aquí se contempla el atraso en el pago

Riesgos propios de constructoras de obras propias

- Aumento exagerado de la competencia traducido en mayor oferta para submercado especifico sin posibilidad de crecer demanda.
- Cambios violentos, ya sean como disminución de la demanda, baja en los precios o ambas cosas a las ves, debido a situaciones regresivas. Esto produce disminución del valor de los inventarios y activos fijos de las empresas del rubro. Con lo cual pueden quebrar.

REQUISITOS BÁSICOS DE CRÉDITO

CLASES DE REQUISITOS

Documentos de identidad: mediante los cuales podemos identificar a los clientes solicitantes de crédito (DNI, Cédula de Identidad, Cédula de extranjero para el caso de personas naturales y C.U.I.T. en caso de empresas o personas jurídicas)
Documentos de Ubicación: mediante los cuales se podrá realizar el lugar especifico donde se puede ubicar a los solicitantes de crédito puede ser domicilio o centro de trabajo (recibos de servicios públicos en caso de personas naturales y Licencia de funcionamiento en caso de empresas)
Documentos de Ingresos: permite verificar los ingresos mensuales sobre los cuales los solicitantes de crédito podrán disponer para el pago de su cuota mensual (Recibos de sueldo, Recibos por honorarios para Profesionales independientes, Declaraciones juradas en caso de empresas y/o personas con negocio propio)
Documentos de Patrimonio: mediante los cuales podrán sustentar la propiedad sobre inmuebles y/o vehículos (Escritura sobre el inmueble o Título de propiedad del automotor)

CLASES DE CLIENTES

Otros documentos referenciales: estado de cuenta de tarjetas de crédito, estado de cuenta de cuentas corrientes
Personas Naturales (trabajadores dependendientes o independendientes, profesionales independientes)

Nota: Para la evaluación de créditos se debe tener presente que cada clase de cliente es distinto para su evaluación respectiva y las condiciones de pago pueden variar.

DOCUMENTOS QUE DEBEMOS SOLICITAR

- Toda persona natural debera tener antigüedad laboral de 18 meses
- Personas Jurídicas. Constancia de CUIT, Declaración Jurada de Ganancias e Ingresos Brutos.
- Personas Naturales: Documento único (DNI), Cédula de Identidad, Cédula para Extranjeros.
- Recibos de Servicios de domicilio (Luz, agua y telefono) cancelados del ultimo mes, el solicitante debera estar al dia en sus pagos de servicios basicos.
- Boletas de pago (Trabajador dependiente) 3 meses últimos, en caso de Obreros (12 ultimas boletas semanales) ingreso mínimo, el cual deberá ser un monto determinado que fije la entidad emisora de créditos.
- Ultimo recibo por honorarios emitidido en el mes en los tres últimos meses. En el caso de profesionales independientes. Ingreso minimo, el cual deberá ser un monto determinado que fije la entidad emisora de créditos.
- Ultimos pagos de Impuesto al Valor Agregado (IVA), Ingresos Brutos, Impuesto a las Ganancias.

Personas Juridicas

Toda empresa solicitante debera una antigüedad operacional de 24 meses

- DNI representante legal
- Poderes inscriptos del representante Legal en registos publicos con una antigüedad de 3 meses
- Constitucion de la empresa
- Ultimos pagos de declaración de impuestos
- Ultima Declaracion Jurada del impuesto a las ganancias

Otros Documentos

-Autovaluo de propiedad, titulo de propiedad
-Tarjetas de propiedad de vehiculos
-Estado de cuenta de tarjetas de creditos
-Estado de cuenta de cuentas corrientes

Empresas Financieras que operan en forma individual
Toda esta documentacion debe ser remitida conjuntamente con la solicitud de credito para su respectiva evaluacion al departamento de créditos.
En el caso de las Sucursales de Provincias esta documentación debera ser derivada al Administrador de la Sucursal respectiva, quien debera ejercer la funcion de encargado de creditos en su sucursal con la respectiva coloboracion del departamento de creditos de la Casa Central.
No se tramitara expediente alguno de credito mientras no reuna ni documentacion ni condiciones establecidas anteriormente.

Empresas Financieras que operan en forma online

Toda esta documentacion debe viaja directamente vía sistema conjuntamente con la solicitud de credito para su respectiva evaluacion al departamento de créditos. La aprobación del crédito es definida en el acto.
En el caso de las Sucursales de Provincias esta documentación debera ser derivada al Administrador de la Sucursal respectiva, quien debera ejercer la funcion de encargado de creditos en su sucursal con la respectiva coloboracion del departamento de creditos de la Casa Central. Este proceso lo toma un responsable u otro según su nivel de acceso al sistema.
No se tramitara expediente alguno de credito mientras no reuna ni documentacion ni condiciones establecidas anteriormente. Esto es válido para cualquier modalidad, ya sea por medio de trabajo en red de gestión de créditos y cobranzas como descentralizada.


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